Make-or-Buy: Wann sich Fremdvergabe wirklich lohnt

Stell dir vor, du stehst vor der Entscheidung: Soll dein Unternehmen die IT-Abteilung selbst aufbauen oder an einen externen Dienstleister vergeben? Diese Make-or-Buy-Entscheidung kann über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Täglich treffen Unternehmen weltweit solche strategischen Entscheidungen, die Millionen von Euro und tausende Arbeitsplätze betreffen. Aber wann lohnt sich Fremdvergabe wirklich? Welche Faktoren solltest du bei der Eigen- oder Fremdfertigung berücksichtigen? Und wie triffst du die optimale Entscheidung zwischen interner Produktion und Outsourcing?

Merke: Die Make-or-Buy-Entscheidung ist eine strategische Überlegung, bei der Unternehmen analysieren, ob sie bestimmte Leistungen selbst erstellen (Make) oder von externen Anbietern beziehen (Buy) sollen.

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Was bedeutet Make-or-Buy konkret für Unternehmen?

Die Make-or-Buy-Analyse, auch als Eigenfertigung-vs-Fremdbezug-Entscheidung bekannt, gehört zu den fundamentalen betriebswirtschaftlichen Fragestellungen. Du analysierst dabei systematisch, ob dein Unternehmen eine Leistung intern erbringen oder extern beschaffen soll.

Diese Entscheidung betrifft verschiedene Unternehmensbereiche:

• Produktion: Fertigungsteile selbst herstellen oder zukaufen
• Dienstleistungen: Reinigung, Catering, Sicherheitsdienst
• IT-Services: Software-Entwicklung, Systemwartung, Cloud-Services
• Logistik: Transport, Lagerung, Kommissionierung
• Personalwesen: Recruiting, Lohnabrechnung, Weiterbildung

Praxisbeispiel:

BMW entschied sich beim i3, die Karbonfaser-Karosserie selbst zu entwickeln und zu fertigen, obwohl externe Zulieferer verfügbar waren. Grund: Die Technologie war strategisch wichtig für zukünftige E-Fahrzeuge. Gleichzeitig bezieht BMW aber Standard-Elektronikkomponenten von Zulieferern, da hier keine Differenzierung möglich ist.

Welche Faktoren beeinflussen die Outsourcing-Entscheidung?

Quantitative Faktoren

Die Kostenanalyse bildet oft den Ausgangspunkt deiner Überlegungen. Du vergleichst die Gesamtkosten der Eigenerstellung mit den Kosten der Fremdbeschaffung.

Bei der Eigenfertigung berücksichtigst du:

• Variable Herstellungskosten (Material, Löhne)
• Fixkosten (Maschinen, Miete, Verwaltung)
• Kapitalkosten für Investitionen
• Opportunitätskosten freigesetzter Kapazitäten

Bei der Fremdbeschaffung kalkulierst du:

• Einkaufspreis des externen Anbieters
• Transaktionskosten (Verhandlung, Kontrolle)
• Qualitätssicherungskosten
• Wechselkosten bei Lieferantenwechsel

Qualitative Faktoren

Neben den Kosten spielen strategische Überlegungen eine entscheidende Rolle:

Strategische Bedeutung: Kernkompetenzen solltest du im Unternehmen behalten. Laut einer Studie der OECD behalten erfolgreiche Unternehmen strategisch wichtige Aktivitäten intern und lagern nur Standardprozesse aus.

Qualitätskontrolle: Bei hohen Qualitätsanforderungen oder komplexen Spezifikationen kann Eigenfertigung vorteilhaft sein.

Flexibilität: Eigene Kapazitäten ermöglichen schnelle Anpassungen an Marktveränderungen.

Know-how-Schutz: Vertrauliche Technologien oder Geschäftsgeheimnisse bleiben bei interner Bearbeitung geschützt.

Wie führst du eine professionelle Make-or-Buy-Analyse durch?

Schritt 1: Ist-Analyse und Zielsetzung

Beginne mit einer systematischen Bestandsaufnahme:

• Welche Leistungen erbringt dein Unternehmen aktuell selbst?
• Wo liegen die Stärken und Schwächen der internen Abläufe?
• Welche strategischen Ziele verfolgst du mit der Entscheidung?

Schritt 2: Kostenvergleichsrechnung

Führe eine detaillierte Vollkostenrechnung durch:

Beispielrechnung für 10.000 Einheiten:

Prüfungstipp: Achte darauf, dass du nur die entscheidungsrelevanten Kosten einbeziehst. Fixkosten, die auch bei Fremdbezug anfallen (z.B. Verwaltungsgemeinkosten), sind nicht relevant für die Entscheidung.

Schritt 3: Strategische Bewertung

Nutze eine gewichtete Nutzwertanalyse für qualitative Faktoren:

Schritt 4: Risikoanalyse

Bewerte systematisch die Risiken beider Alternativen:

• Make-Risiken: Kapazitätsauslastung, Technologiewandel, Kostenentwicklung
• Buy-Risiken: Lieferantenabhängigkeit, Qualitätsprobleme, Preiserhöhungen

Wann spricht alles für Outsourcing?

Fremdbezug wird besonders attraktiv, wenn mehrere Faktoren zusammentreffen:

Kostenvorteile realisieren

External Anbieter können oft Skaleneffekte nutzen, die deinem Unternehmen nicht zur Verfügung stehen. Spezialisierte Dienstleister bedienen mehrere Kunden und können dadurch Fixkosten auf eine größere Menge verteilen.

Nach Angaben von Statista können Unternehmen durch strategisches Outsourcing Kosteneinsparungen zwischen 15-30% erzielen.

Fokus auf Kernkompetenzen

Durch Auslagerung von Nebentätigkeiten kannst du Ressourcen für strategisch wichtige Bereiche freisetzen. Dies ermöglicht eine stärkere Spezialisierung und Wettbewerbsvorteile in deinen Kernbereichen.

Zugang zu Expertise

Externe Spezialisten verfügen oft über aktuelleres Know-how und modernere Technologien, besonders in schnelllebigen Bereichen wie IT oder Digital Marketing.

Praxisbeispiel:

Viele deutsche Mittelständler lagern ihre Cybersecurity an spezialisierte Dienstleister aus. Ein interner IT-Security-Experte würde 80.000-120.000 € jährlich kosten, während ein externer Security-Service bereits ab 30.000 € professionellen Schutz bietet.

Wann solltest du bei der Eigenfertigung bleiben?

Strategische Kernbereiche

Aktivitäten, die deine Wettbewerbsposition maßgeblich bestimmen, solltest du intern behalten. Dies umfasst typischerweise:

• Forschung und Entwicklung
• Patentierte Verfahren
• Kundenschnittstellen
• Qualitätskritische Prozesse

Hohe Spezifität

Bei stark unternehmens- oder produktspezifischen Anforderungen ist Eigenfertigung oft effizienter. Externe Anbieter müssten sich erst aufwendig in deine spezifischen Anforderungen einarbeiten.

Geringe Losgrößen

Wenn du nur kleine Mengen benötigst, lohnt sich die Investition externer Anbieter in spezielle Lösungen meist nicht. Die Mindestabnahmemengen oder Einrichtungskosten machen Outsourcing unattraktiv.

Merke: Die optimale Make-or-Buy-Entscheidung ist dynamisch. Was heute richtig ist, kann sich durch veränderte Marktbedingungen, neue Technologien oder gewachsene interne Kompetenzen ändern.

Welche typischen Fehler solltest du vermeiden?

Fehler 1: Reine Kostenfokussierung

Viele Entscheidungen scheitern, weil nur die offensichtlichen Kosten betrachtet werden. Versteckte Kosten wie Qualitätsprobleme, Koordinationsaufwand oder Wissensverlust werden übersehen.

Fehler 2: Irreversible Entscheidungen

Besonders kritisch wird es, wenn du interne Kompetenzen vollständig abbaust. Der Wiederaufbau ist oft teurer und zeitaufwendiger als die ursprüngliche Entwicklung.

Fehler 3: Mangelnde Lieferantenbewertung

Eine oberflächliche Lieferantenauswahl kann zu erheblichen Problemen führen. Prüfe nicht nur Preise, sondern auch Zuverlässigkeit, Qualität und langfristige Stabilität.

Prüfungstipp: In Klausuren wird oft nach den langfristigen Auswirkungen von Make-or-Buy-Entscheidungen gefragt. Denke immer auch an strategische Aspekte wie Kernkompetenzen und Abhängigkeiten.

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Praktische Umsetzung: Dein Entscheidungsleitfaden

Die optimale Make-or-Buy-Entscheidung erfordert eine systematische Herangehensweise, die sowohl quantitative als auch qualitative Faktoren berücksichtigt. Beginne immer mit einer ehrlichen Bewertung deiner internen Fähigkeiten und strategischen Ziele.

Besonders wichtig ist die regelmäßige Überprüfung getroffener Entscheidungen. Marktveränderungen, neue Technologien oder veränderte Unternehmensstrategien können eine Anpassung erforderlich machen. Erfolgreiche Unternehmen behandeln Make-or-Buy nicht als einmalige Entscheidung, sondern als kontinuierlichen strategischen Prozess.

Die Digitalisierung eröffnet dabei neue Möglichkeiten: Cloud-Services, Platform-as-a-Service-Modelle und spezialisierte Dienstleister ermöglichen heute flexible Lösungen, die die klassische Entweder-oder-Entscheidung durch hybride Modelle ergänzen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Make-or-Buy und Outsourcing? Make-or-Buy ist die strategische Grundsatzentscheidung zwischen Eigen- und Fremdbezug. Outsourcing bezeichnet die konkrete Auslagerung bereits interner Aktivitäten an externe Dienstleister. Outsourcing ist somit eine Umsetzungsform der Buy-Entscheidung.

Welche Kosten sind bei der Make-or-Buy-Analyse relevant? Entscheidungsrelevant sind nur die Kosten, die sich zwischen den Alternativen unterscheiden. Dazu gehören variable Kosten, zurechenbare Fixkosten und Opportunitätskosten. Gemeinkosten, die in beiden Fällen anfallen, sind nicht entscheidungsrelevant.

Wie bewertet man qualitative Faktoren in der Make-or-Buy-Entscheidung? Qualitative Faktoren lassen sich durch Nutzwertanalysen quantifizieren. Dabei werden Kriterien wie Qualität, Flexibilität oder strategische Bedeutung gewichtet und bewertet. Scoring-Modelle helfen, subjektive Einschätzungen strukturiert in die Entscheidung einzubeziehen.

Wann sollte man Make-or-Buy-Entscheidungen überprüfen? Eine regelmäßige Überprüfung ist mindestens alle 2-3 Jahre sinnvoll oder bei wesentlichen Veränderungen wie neuen Technologien, veränderten Marktbedingungen oder strategischen Neuausrichtungen. Auch bei Problemen mit Lieferanten oder internen Prozessen ist eine Neubewertung angebracht.

Welche Rolle spielen Kernkompetenzen bei Make-or-Buy-Entscheidungen? Kernkompetenzen sind Fähigkeiten, die wesentlich zum Wettbewerbsvorteil beitragen und schwer imitierbar sind. Diese sollten grundsätzlich intern entwickelt und gepflegt werden. Aktivitäten außerhalb der Kernkompetenzen sind dagegen gute Kandidaten für Outsourcing, sofern die Kostenanalyse positiv ausfällt.