Buchungssätze mit Umsatzsteuer: Alle Varianten

Hallo! Stell dir vor, wir sitzen zusammen in einem Tutorium und ich erkläre dir, wie Buchungssätze mit Umsatzsteuer funktionieren. Die Umsatzsteuer (USt) ist eine Verbrauchsteuer, die bei fast allen Geschäftsvorgängen eine Rolle spielt – und in der Buchführung müssen wir sie korrekt erfassen können.

Als Unternehmer bist du in der Rolle eines "Steuereinsammlers" für den Staat. Du vereinnahmst Umsatzsteuer von deinen Kunden (Umsatzsteuer) und zahlst Umsatzsteuer an deine Lieferanten (Vorsteuer). Die Differenz führst du ans Finanzamt ab oder bekommst sie erstattet.

Grundlagen der Umsatzsteuer in der Buchführung

Bevor wir in die Buchungssätze einsteigen, merke dir diese wichtigen Konten:

• Konto 1776: Umsatzsteuer (hier wird die vereinnahmte USt gebucht)
• Konto 1777: Vorsteuer (hier wird die an andere gezahlte USt gebucht)

Aktuell gelten in Deutschland diese Steuersätze:

• Regelsteuersatz: 19%
• Ermäßigter Steuersatz: 7% (für Lebensmittel, Bücher, etc.)

Die grundlegenden Varianten

Lass uns die vier Grundvarianten anschauen:

1. Ausgangsrechnung (du verkaufst etwas)
2. Eingangsrechnung (du kaufst etwas)
3. Zahlung einer Ausgangsrechnung (Kunde zahlt an dich)
4. Zahlung einer Eingangsrechnung (du zahlst an Lieferant)

Buchungssätze mit Beispielen

1. Ausgangsrechnungen buchen

Stell dir vor, du verkaufst Waren für 1.000 € zzgl. 19% USt.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Aktivkonto)  1.190 €
an Umsatzerlöse (Ertragskonto)                           1.000 €
an Umsatzsteuer (Passivkonto)                              190 €

Als T-Konto dargestellt:

Forderungen L+L (1410) | Umsatzerlöse (8400)
---------------------- | -------------------
1.190 €              | | 1.000 €
                     | 
                     | Umsatzsteuer (1776)
                     | -------------------
                     | | 190 €

2. Eingangsrechnungen buchen

Nun kaufst du Material für 500 € zzgl. 19% USt ein.

Materialaufwand (Aufwandskonto)                           500 €
Vorsteuer (Aktivkonto)                                     95 €
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen        595 €

Als T-Konto:

Materialaufwand (4000) | Verbindlichkeiten L+L (3300)
---------------------- | ----------------------------
500 €                | | 595 €
                     |
Vorsteuer (1777)     |
---------------      |
95 €                 |

3. Zahlung einer Ausgangsrechnung

Dein Kunde zahlt die oben genannte Rechnung über 1.190 €.

Bank (Aktivkonto)                                       1.190 €
an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen           1.190 €

4. Zahlung einer Eingangsrechnung

Du bezahlst die oben genannte Rechnung über 595 €.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen         595 €
an Bank                                                   595 €

Sonderfälle bei der Umsatzsteuer

Anzahlungen und Vorauszahlungen

Wenn du eine Anzahlung erhältst, musst du auch hier die Umsatzsteuer berücksichtigen:

Bank                                                      595 €
an erhaltene Anzahlungen                                  500 €
an Umsatzsteuer                                            95 €

Skonto und Rabatte mit Umsatzsteuer

Denk daran: Bei einem Skonto ändert sich auch die Umsatzsteuerschuld!

Beispiel: Du erhältst eine Rechnung über 1.000 € + 190 € USt. Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen gewährt dir der Lieferant 3% Skonto.

Buchung der Rechnung:

Materialaufwand                                         1.000 €
Vorsteuer                                                 190 €
an Verbindlichkeiten aus L+L                            1.190 €

Buchung bei Zahlung mit Skonto:

Verbindlichkeiten aus L+L                               1.190 €
an Bank                                                 1.154,30 €
an Materialaufwand (Skonto)                               30,00 €
an Vorsteuer                                               5,70 €

Die 5,70 € sind die USt auf den Skontobetrag (30 € × 19%).

Innergemeinschaftlicher Erwerb

Beim Kauf von Waren aus EU-Ländern gilt das Reverse-Charge-Verfahren:

Materialaufwand                                         1.000 €
an Verbindlichkeiten aus L+L                            1.000 €

Vorsteuer                                                 190 €
an Umsatzsteuer                                           190 €

Hier findet eine Neutralisierung statt – der Vorsteueranspruch und die Umsatzsteuerschuld heben sich auf.

Typische Fehler und Klausurfallen

Fehler 1: Falsche Kontenbezeichnungen

In der Klausur wird häufig der Fehler gemacht, "Umsatzsteuer" und "Vorsteuer" zu verwechseln. Merke dir:

• Umsatzsteuer: Du nimmst sie ein (und schuldest sie dem Finanzamt)
• Vorsteuer: Du zahlst sie (und kannst sie vom Finanzamt zurückfordern)

Fehler 2: Brutto- statt Nettobuchung

Ein klassischer Fehler ist, den Bruttopreis auf das Aufwands- oder Ertragskonto zu buchen:

// FALSCH
Materialaufwand                                         1.190 €
an Verbindlichkeiten aus L+L                            1.190 €

// RICHTIG
Materialaufwand                                         1.000 €
Vorsteuer                                                 190 €
an Verbindlichkeiten aus L+L                            1.190 €

Fehler 3: USt-Zahllast falsch berechnen

Die Umsatzsteuer-Zahllast wird so berechnet: Umsatzsteuer (Haben) - Vorsteuer (Soll) = Zahllast an Finanzamt

Wenn die Vorsteuer höher ist als die Umsatzsteuer, ergibt sich ein Erstattungsanspruch.

Praktische Anwendungsbeispiele

Umsatzsteuervoranmeldung

Am Ende eines Voranmeldungszeitraums (meist monatlich oder quartalsweise) musst du die Zahllast ans Finanzamt abführen:

Stand der Konten nach dem Monat:

• Umsatzsteuer (Haben): 5.000 €
• Vorsteuer (Soll): 3.000 €

Daraus ergibt sich eine Zahllast von 2.000 €.

Umsatzsteuer                                            5.000 €
an Vorsteuer                                            3.000 €
an Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt                2.000 €

// Bei der Zahlung:
Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt                   2.000 €
an Bank                                                 2.000 €

Mehrere Steuersätze in einer Rechnung

Du verkaufst Bücher (7% USt) für 500 € und Schreibwaren (19% USt) für 300 €:

Forderungen aus L+L                                       892 €
an Umsatzerlöse Bücher                                    500 €
an Umsatzerlöse Schreibwaren                              300 €
an Umsatzsteuer (7%)                                       35 €
an Umsatzsteuer (19%)                                      57 €

Zusammenfassung

1. Bei Ausgangsrechnungen buchst du die USt auf das Konto "Umsatzsteuer"
2. Bei Eingangsrechnungen buchst du die USt auf das Konto "Vorsteuer"
3. Die USt wird immer vom Nettobetrag berechnet
4. Am Ende des Voranmeldungszeitraums vergleichst du Umsatzsteuer und Vorsteuer
5. Die Differenz führst du ans Finanzamt ab oder erhältst eine Erstattung

Denke immer daran: In der Buchhaltung arbeitest du grundsätzlich mit Nettobeträgen, die Umsatzsteuer wird separat gebucht.

Mehr zur Buchführung

Ich hoffe, diese Erklärung hilft dir bei deinen nächsten Klausuren zum Thema Buchungssätze mit Umsatzsteuer!