Buchungssätze für Gehälter und Löhne

Hallo und willkommen zu unserem Tutorium über Buchungssätze für Gehälter und Löhne! Dieser Artikel führt Dich Schritt für Schritt durch alle wichtigen Aspekte der Lohn- und Gehaltsbuchungen – ein Thema, das in der Praxis wie auch in Klausuren immer wieder vorkommt.

Stell Dir vor, wir sitzen zusammen im Tutorium und gehen gemeinsam durch die Buchungen – keine Sorge, am Ende wirst Du sicher sein, wie man Personalkosten richtig verbucht!

1. Definition: Was sind Lohn- und Gehaltsbuchungen?

Lohn- und Gehaltsbuchungen umfassen alle Buchungsvorgänge, die mit der Abrechnung und Auszahlung von Entgelten an Mitarbeiter zusammenhängen. Dazu gehören:

• Bruttolöhne und -gehälter
• Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung
• Lohnsteuer
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
• Auszahlung der Nettobeträge

Diese Buchungen betreffen mehrere Konten und erfordern ein systematisches Vorgehen.

2. Grundlagen der Lohn- und Gehaltsbuchung

Wichtige Konten

Für Lohn- und Gehaltsbuchungen benötigst Du typischerweise diese Konten:

Der Grundsatz der Periodenabgrenzung

Denk daran: Nach dem Grundsatz der periodengerechten Abgrenzung müssen die Personalkosten in der Periode gebucht werden, in der sie wirtschaftlich entstanden sind – nicht unbedingt in der Periode der Auszahlung!

3. Schritte der Lohn- und Gehaltsbuchung

Die Verbuchung erfolgt typischerweise in vier Schritten:

1. Erfassung der Bruttogehälter als Personalaufwand
2. Verbuchung der Arbeitnehmeranteile (SV-Beiträge und Lohnsteuer)
3. Verbuchung der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
4. Auszahlung der Nettogehälter

Jetzt schauen wir uns an, wie diese Schritte in konkreten Buchungssätzen aussehen.

4. Beispiel einer vollständigen Gehaltsabrechnung

Stell Dir vor, wir buchen gemeinsam die Monatsabrechnung für Mai 2023 mit folgenden Daten:

• Bruttogehälter: 50.000 €
• Lohnsteuer: 12.000 €
• Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung: 10.000 €
• Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung: 10.000 €

Schritt 1: Erfassung der Bruttogehälter

Löhne und Gehälter (Aufwand)     an     Verbindlichkeiten aus Löhnen und Gehältern     50.000 €

Schritt 2: Verbuchung der Abzüge und Ermittlung der Nettogehälter

Verbindlichkeiten aus Löhnen und Gehältern     an     Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt (Lohnsteuer)     12.000 €
                                              an     Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern     10.000 €
                                              an     Bank     28.000 €

Schritt 3: Verbuchung der Arbeitgeberanteile

Gesetzliche soziale Aufwendungen     an     Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern     10.000 €

Die komplette Buchung als T-Konten

Löhne und Gehälter (Aufwand) │ Verbindl. aus Löhnen und Gehältern
----------------------------- │ ------------------------------
50.000 €               │      │      │ 50.000 €
                       │      │ 50.000 € │ 
----------------------------- │ ------------------------------

Gesetzl. soziale Aufw. │ Verbindl. gegenüber Finanzamt
--------------------- │ -----------------------------
10.000 €         │    │    │ 12.000 €
                 │    │    │
--------------------- │ -----------------------------

Bank                  │ Verbindl. gegenüber SV-Trägern
--------------------- │ -----------------------------
                 │    │    │ 10.000 € (AN-Anteil)
                 │    │    │ 10.000 € (AG-Anteil)
       28.000 € │     │    │ 20.000 €
--------------------- │ -----------------------------

5. Typische Klausurfallen und häufige Fehler

Fehler 1: Verwechslung der Buchungsseiten

In der Klausur passiert hier oft folgender Fehler: Studierende buchen die Lohn- und Gehaltsaufwendungen im Haben statt im Soll. Denk an die Grundregel: Aufwand im Soll, Ertrag im Haben.

Fehler 2: Vergessen des Arbeitgeberanteils

Ein weiterer klassischer Fehler ist, dass der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung vergessen wird. Dieser muss zwingend als zusätzlicher Aufwand gebucht werden!

Fehler 3: Unsaubere Trennung der Verbindlichkeiten

Achte darauf, die Verbindlichkeiten sauber zu trennen:

• Lohnsteuer (ans Finanzamt)
• Sozialversicherungsbeiträge (an die Sozialversicherungsträger)
• Nettogehälter (an die Mitarbeiter)

6. Besonderheiten und Erweiterungen

Rückstellungen für Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Für zukünftige Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld müssen Rückstellungen gebildet werden:

Aufwendungen für Sonderzahlungen     an     Rückstellungen für Sonderzahlungen

Buchungen in der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

In der KLR werden die Personalkosten auf die verschiedenen Kostenstellen verteilt:

Kostenstelle Produktion     1.500 €
Kostenstelle Verwaltung     1.200 €
Kostenstelle Vertrieb         800 €
  an Personalkosten         3.500 €

Mehr zur KLR-Grundlage

7. Praxistipp: Lohnbuchhaltungssoftware

In der Praxis werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit spezieller Software durchgeführt. Diese generiert oft automatisch die Buchungssätze und überträgt sie in die Finanzbuchhaltung. Als BWL-Absolvent/in solltest Du trotzdem die Grundlagen verstehen, um Plausibilitätsprüfungen durchführen zu können.

Zusammenfassung

Lass uns das Wichtigste nochmal zusammenfassen:

1. Lohn- und Gehaltsbuchungen erfolgen in vier Schritten:

   • Erfassung der Bruttogehälter (Aufwand)
   • Verbuchung der Arbeitnehmeranteile (Lohnsteuer, SV)
   • Verbuchung der Arbeitgeberanteile (SV)
   • Auszahlung der Nettogehälter

2. Wichtige Konten dabei sind:

   • Löhne und Gehälter (Aufwand)
   • Gesetzliche soziale Aufwendungen (Aufwand)
   • Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt
   • Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern
   • Bank (für die Auszahlung)

3. Häufige Fehler vermeiden:

   • Aufwendungen immer im Soll buchen
   • Arbeitgeberanteil nicht vergessen
   • Verbindlichkeiten sauber trennen

Ich hoffe, dass Du mit dieser Anleitung nun sicherer durch die Buchungen von Löhnen und Gehältern navigieren kannst – sowohl in der nächsten Klausur als auch später in der Praxis!"