Löhne buchen: Beispiele und Anleitung für Gehälter

Die korrekte Buchung von Löhnen und Gehältern gehört zu den Grundpfeilern der betrieblichen Finanzbuchhaltung. Als Wirtschaftsstudent wirst du früher oder später mit dieser wichtigen Aufgabe konfrontiert – sei es in der Theorie während deines Studiums oder später in der Praxis. Die fehlerfreie Abwicklung von Lohnbuchungen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern bildet auch die Basis für eine transparente Unternehmensführung und korrekte Kostenrechnung.

Doch wie unterscheidet man eigentlich zwischen Löhnen und Gehältern? Welche Konten benötigst du für eine ordnungsgemäße Buchführung? Und wie sehen die typischen Buchungssätze in der Praxis aus?

Was ist der Unterschied zwischen Löhnen und Gehältern?

Obwohl im alltäglichen Sprachgebrauch oft synonym verwendet, besteht aus buchhalterischer Sicht ein wesentlicher Unterschied zwischen Löhnen und Gehältern:

• Löhne werden in der Regel an gewerbliche Arbeitnehmer (Arbeiter) gezahlt und orientieren sich an der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit oder -menge. Die Abrechnung erfolgt häufig wöchentlich oder alle zwei Wochen.
• Gehälter erhalten dagegen meist Angestellte, unabhängig von der konkreten Arbeitszeit. Sie werden in festen Beträgen monatlich ausgezahlt.

Aus buchhalterischer Sicht werden beide jedoch ähnlich behandelt und auf dem Konto ""Löhne und Gehälter"" erfasst. Die Unterscheidung kann aber für interne Auswertungen und die Kostenrechnung relevant sein.

Welche Konten benötigst du für die Lohn- und Gehaltsbuchung?

Für die korrekte Verbuchung von Löhnen und Gehältern sind folgende Konten unerlässlich:

Je nach Unternehmensgröße und Buchungsanforderungen können weitere Konten hinzukommen, etwa für:

• Berufsgenossenschaft
• Vermögenswirksame Leistungen
• Direktversicherungen
• Pfändungen

Wie funktionieren typische Buchungssätze bei der Lohn- und Gehaltsbuchung?

Die Verbuchung von Löhnen und Gehältern erfolgt typischerweise in drei Schritten:

1. Wie buchst du den Bruttolohn?

Der erste Schritt ist die Buchung des Bruttogehalts als Personalaufwand:

4130 Gehälter an 3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt     3.000,00 €

2. Wie verbuchst du die Abzüge?

Im zweiten Schritt werden die Abzüge (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungsbeiträge) verbucht:

3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt an 3730 Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt     600,00 €
3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt an 3740 Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern     650,00 €

3. Wie erfolgt die Buchung der Auszahlung?

Der letzte Schritt ist die Auszahlung des Nettobetrags an die Mitarbeiter:

3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt an 1600 Bank     1.750,00 €

Wie sieht ein praxisnahes Beispiel für die Lohn- und Gehaltsbuchung aus?

Betrachten wir ein konkretes Beispiel, um den Buchungsprozess zu veranschaulichen:

Die entsprechenden Buchungssätze lauten:

1. Buchung des Bruttogehalts:

4130 Gehälter an 3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt     3.500,00 €

1. Buchung der Abzüge:

3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt an 3730 Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt     720,00 €
3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt an 3740 Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern     730,00 €

1. Buchung der Auszahlung:

3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt an 1600 Bank     2.050,00 €

Welche besonderen Buchungsfälle gibt es bei Löhnen und Gehältern?

Wie buchst du den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung?

Neben dem Arbeitnehmeranteil muss auch der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung verbucht werden:

4140 Gesetzliche soziale Aufwendungen an 3740 Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern     730,00 €

Wie werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abgeführt?

Die Überweisung an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger wird wie folgt gebucht:

3730 Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt an 1600 Bank     720,00 €
3740 Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern an 1600 Bank     1.460,00 €

Beachte: Der Betrag für die Sozialversicherungsträger beinhaltet sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil (730 € + 730 € = 1.460 €).

Wie verbuchst du Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld?

Sonderzahlungen werden grundsätzlich wie normales Gehalt verbucht, nur auf einem separaten Konto:

4170 Sonderzahlungen an 3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt     1.500,00 €

Anschließend erfolgen die üblichen Buchungen für Abzüge und Auszahlung.

Welche häufigen Fehler solltest du vermeiden?

Bei der Buchung von Löhnen und Gehältern passieren häufig folgende Fehler:

1. Falsche Kontenverwendung: Achte darauf, dass du die richtigen Konten für Löhne, Gehälter und die verschiedenen Abgaben verwendest.

2. Fehlende Trennung zwischen Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteilen: Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung muss separat als Aufwand gebucht werden.

3. Vergessen der Abführung an Finanzamt und Sozialversicherungsträger: Diese Zahlungen müssen fristgerecht erfolgen und korrekt verbucht werden.

4. Unvollständige Dokumentation: Alle Buchungen sollten durch entsprechende Belege (Lohnjournal, Gehaltsabrechnungen) nachvollziehbar sein.

Wie kann die Digitalisierung die Lohnbuchung vereinfachen?

Moderne Lohnbuchhaltungssoftware automatisiert viele der beschriebenen Schritte. Programme wie DATEV Lohn und Gehalt oder Lexware Lohn+Gehalt übernehmen nach Eingabe der Stammdaten und Arbeitszeiten die komplette Berechnung und generieren auf Knopfdruck die entsprechenden Buchungssätze.

Für Studierende gibt es spezielle Lernversionen dieser Software, mit denen du die Lohnbuchhaltung praktisch üben kannst. Auch das Bundesministerium für Finanzen bietet kostenlose Steuerrechner an, die für Übungszwecke genutzt werden können.

Übungsaufgabe: Löhne und Gehälter buchen

Versuche, die folgenden Buchungssätze für den Mitarbeiter Max Müller zu erstellen:

• Bruttogehalt: 4.200 €
• Lohnsteuer: 850 €
• Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil): 880 €
• Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeberanteil): 880 €

Lösung:

1. Buchung des Bruttogehalts:

4130 Gehälter an 3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt     4.200,00 €

1. Buchung der Abzüge:

3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt an 3730 Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt     850,00 €
3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt an 3740 Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern     880,00 €

1. Buchung der Auszahlung:

3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt an 1600 Bank     2.470,00 €

1. Buchung des Arbeitgeberanteils:

4140 Gesetzliche soziale Aufwendungen an 3740 Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern     880,00 €

1. Überweisung an Finanzamt und Sozialversicherungsträger:

3730 Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt an 1600 Bank     850,00 €
3740 Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern an 1600 Bank     1.760,00 €

Fazit

Die korrekte Buchung von Löhnen und Gehältern ist ein fundamentaler Bestandteil der Finanzbuchhaltung. Mit dem Verständnis der grundlegenden Buchungssätze und der Beachtung der rechtlichen Anforderungen bist du gut gerüstet, um diese Aufgabe in der Praxis zu meistern. Regelmäßiges Üben und die Nutzung moderner Software können dir dabei helfen, sicherer im Umgang mit der Lohnbuchhaltung zu werden.

Denke stets daran, dass hinter jeder Lohnbuchung reale Menschen stehen, deren finanzielle Existenz von der korrekten Abrechnung abhängt. Genauigkeit und Sorgfalt sind daher nicht nur aus buchhalterischer, sondern auch aus ethischer Sicht unerlässlich.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wann müssen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden?

Die Lohnsteuer muss spätestens am 10. des Folgemonats an das Finanzamt abgeführt werden. Sozialversicherungsbeiträge sind grundsätzlich bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats zu zahlen.

Wie werden Sachbezüge gebucht?

Sachbezüge (z.B. Dienstwagen, Jobticket) werden wie Gehaltsbestandteile behandelt und zum Bruttogehalt hinzugerechnet. Die Buchung erfolgt:

4130 Gehälter an 3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt     [Wert des Sachbezugs]

Wie werden Reisekostenerstattungen verbucht?

Reisekostenerstattungen sind steuerfreie Aufwandsentschädigungen und werden nicht über das Gehaltskonto gebucht, sondern direkt als Reisekosten erfasst:

4660 Reisekosten an 1600 Bank     [Erstattungsbetrag]

Was ist bei der Buchung von Minijobs zu beachten?

Bei Minijobs (450-Euro-Jobs) fallen pauschale Abgaben an, die der Arbeitgeber trägt. Die Buchung erfolgt:

4130 Gehälter an 3760 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt     450,00 €
4190 Pauschale Abgaben für geringfügig Beschäftigte an 3740 Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern     [Pauschalbetrag]

Wie werden Krankheitszeiten verbucht?

Bei Krankheit zahlt der Arbeitgeber in den ersten sechs Wochen das Gehalt weiter. Die Buchung erfolgt normal über das Gehaltskonto. Ab der siebten Woche erhält der Arbeitnehmer Krankengeld von der Krankenkasse, das nicht mehr über die Lohnbuchhaltung läuft."