Mehrwertsteuer buchen – Vorsteuer & Umsatzsteuer erklärt

Die Mehrwertsteuer (MwSt.), auch als Umsatzsteuer bekannt, bildet einen zentralen Bestandteil unseres Steuersystems und begegnet dir im Alltag bei fast jedem Einkauf. Für angehende Wirtschaftswissenschaftler ist das Verständnis der Mehrwertsteuer und ihrer Buchungssystematik nicht nur prüfungsrelevant, sondern auch für die spätere Berufspraxis unerlässlich. In Deutschland beträgt der Regelsteuersatz 19%, während bestimmte Güter des täglichen Bedarfs mit einem ermäßigten Satz von 7% besteuert werden.

Doch wie funktioniert die Verbuchung der Mehrwertsteuer genau? Was unterscheidet die Umsatzsteuer von der Vorsteuer? Und welche typischen Fehler solltest du bei der Buchführung vermeiden?

Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer?

Die Begriffe Umsatzsteuer und Vorsteuer bezeichnen im Grunde dieselbe Steuer – nur aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet:

• Umsatzsteuer: Die Steuer, die ein Unternehmen auf seine verkauften Waren oder Dienstleistungen aufschlägt und vom Kunden kassiert. Das Unternehmen muss diese Steuer später an das Finanzamt abführen.

• Vorsteuer: Die Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen zahlt. Diese kann von der eigenen Umsatzsteuerschuld abgezogen werden.

Diese Systematik verdeutlicht das Netto-Prinzip der Mehrwertsteuer: Besteuert wird nur der Mehrwert, den ein Unternehmen schafft.

Wie verbucht man die Mehrwertsteuer korrekt?

Die Verbuchung der Mehrwertsteuer erfolgt auf speziellen Konten im Rechnungswesen. Hier ist eine Übersicht der relevanten Konten nach dem Standardkontenrahmen SKR04:

Wie verbucht man eingehende Rechnungen mit Vorsteuer?

Beim Erhalt einer Rechnung von einem Lieferanten verbuchst du sowohl den Nettobetrag als auch die enthaltene Vorsteuer:

Warenbestand/Aufwand     an     Verbindlichkeiten     (Nettobetrag)
Vorsteuer                an     Verbindlichkeiten     (Steuerbetrag)

Buchungssatz: Büromaterial (Aufwand) 500€ an Verbindlichkeiten 595€ Vorsteuer 95€

Wie verbucht man ausgehende Rechnungen mit Umsatzsteuer?

Bei ausgestellten Rechnungen an Kunden verbuchst du den Nettobetrag als Ertrag und die Umsatzsteuer als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt:

Forderungen     an     Umsatzerlöse         (Nettobetrag)
Forderungen     an     Umsatzsteuer         (Steuerbetrag)

Buchungssatz: Forderungen 1.190€ an Umsatzerlöse 1.000€ Umsatzsteuer 190€

Wann und wie erfolgt die Umsatzsteuervoranmeldung?

Als Unternehmer musst du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Dabei wird die Differenz zwischen vereinnahmter Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer ermittelt:

• Bei positiver Differenz musst du zahlen
• Bei negativer Differenz erhältst du eine Erstattung

Die Voranmeldung erfolgt in der Regel monatlich oder quartalsweise über das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung. Die Frist endet jeweils am 10. Tag des Folgemonats.

Der Buchungssatz für die Zahlung an das Finanzamt lautet:

Umsatzsteuer     an     Bank     (Zahlbetrag)

Welche besonderen Fälle gibt es bei der Mehrwertsteuer?

Wie behandelt man innergemeinschaftliche Erwerbe und Lieferungen?

Beim Handel innerhalb der EU gelten besondere Regelungen:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen (Verkauf an EU-Unternehmen) sind grundsätzlich steuerfrei, wenn der Abnehmer eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzt und die Ware nachweislich in ein anderes EU-Land gelangt.

• Innergemeinschaftliche Erwerbe (Kauf von EU-Unternehmen) unterliegen der Erwerbsbesteuerung. Dabei führst du als Käufer die Umsatzsteuer in Deutschland ab, kannst sie aber gleichzeitig als Vorsteuer geltend machen (Reverse-Charge-Verfahren).

Buchungssätze: Warenbestand 1.000€ an Verbindlichkeiten 1.000€ Vorsteuer 190€ an Umsatzsteuer 190€

Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auf der Website des Bundesfinanzministeriums.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Wenn dein Jahresumsatz unter bestimmten Grenzen liegt (aktuell 22.000€ im Vorjahr und voraussichtlich nicht mehr als 50.000€ im laufenden Jahr), kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Das bedeutet:

• Du berechnest keine Umsatzsteuer
• Du führst keine Umsatzsteuer ab
• Du kannst aber auch keine Vorsteuer geltend machen
• In Rechnungen darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen

Wie vermeidet man typische Fehler bei der MwSt-Buchung?

1. Falsche Steuersätze: Achte genau auf den korrekten Steuersatz (19% oder 7%).

2. Rechnungen ohne Vorsteuerabzug: Nicht alle Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Beispielsweise ist die Vorsteuer aus Bewirtungskosten nur zu 70% abzugsfähig.

3. Formfehler in Rechnungen: Für den Vorsteuerabzug muss eine Rechnung alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten.

4. Ignorieren der Ist-/Soll-Versteuerung: Je nach Versteuerungsart entsteht die Umsatzsteuerschuld entweder bei Leistungserbringung (Soll) oder bei Zahlungseingang (Ist).

5. Versäumnis der Voranmeldungsfristen: Verspätete Umsatzsteuervoranmeldungen können zu Säumniszuschlägen führen.

Wie kann die Mehrwertsteuer-Buchung im Studium geübt werden?

Um die Buchung der Mehrwertsteuer zu meistern, ist regelmäßiges Üben unerlässlich. Neben den Übungsaufgaben aus deinen Vorlesungen bieten wir auf unserer Plattform WIWI-Lernkarten spezielle Flashcards zu diesem Thema an. Diese Lernkarten helfen dir, die Buchungssystematik zu verinnerlichen und typische Buchungsfälle zu üben.

Besonders für Prüfungen ist es wichtig, verschiedene Szenarien durchzuspielen und die Auswirkungen auf die Umsatzsteuervoranmeldung zu verstehen.

Mehrwertsteuer richtig verbuchen – das Wichtigste auf einen Blick

Die korrekte Verbuchung der Mehrwertsteuer bildet einen wesentlichen Baustein deines betriebswirtschaftlichen Wissens. Die Unterscheidung zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer sowie das Verständnis der Buchungssystematik sind elementar für eine ordnungsgemäße Buchführung.

Denke daran: Die Umsatzsteuer ist eine durchlaufende Steuer, die letztendlich vom Endverbraucher getragen wird. Für Unternehmen ist sie ein wichtiger Liquiditätsfaktor, da zwischen Vereinnahmung und Abführung oft mehrere Wochen liegen können.

Mit dem Wissen aus diesem Artikel bist du gut gerüstet, um die Mehrwertsteuer in deiner Buchführung korrekt zu behandeln. Nutze unsere WIWI-Lernkarten für weiteres Training und halte dich über Änderungen im Steuerrecht auf dem Laufenden – denn die Mehrwertsteuer ist ein dynamisches Feld, in dem regelmäßig Anpassungen erfolgen.