Buchungssatz Ausgangsrechnung: Einfache Anleitung

Die doppelte Buchführung gehört zu den wichtigsten Grundlagen im Rechnungswesen. Besonders im Tagesgeschäft eines Unternehmens spielen Ausgangsrechnungen eine zentrale Rolle. Diese Rechnungen dokumentieren nicht nur den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, sondern bilden auch die Basis für wesentliche buchhalterische Vorgänge. Für Wirtschaftsstudierende ist das Verständnis der korrekten Verbuchung von Ausgangsrechnungen daher unverzichtbar.

Doch wie genau funktioniert die Verbuchung einer Ausgangsrechnung? Welche Konten werden dabei angesprochen? Und wie wirkt sich die Umsatzsteuer auf den Buchungssatz aus? Diese Fragen werden wir in diesem Artikel Schritt für Schritt beantworten.

Was ist eine Ausgangsrechnung und wann entsteht sie?

Eine Ausgangsrechnung ist ein Dokument, das ein Unternehmen (der Leistungserbringer) an einen Kunden (den Leistungsempfänger) ausstellt, nachdem eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wurde. Aus der Perspektive des ausstellenden Unternehmens "geht die Rechnung aus" – daher der Name Ausgangsrechnung.

Ausgangsrechnungen entstehen typischerweise in folgenden Situationen:

• Nach dem Verkauf von Waren aus dem Lagerbestand
• Nach Erbringung einer Dienstleistung
• Bei Vermietung oder Verpachtung
• Bei Lizenzgebühren für geistiges Eigentum

Jede Ausgangsrechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie sie im Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) festgelegt sind. Dazu gehören unter anderem:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Menge der gelieferten Waren oder Umfang der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nettoentgelt
• Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag

Welche Bedeutung haben Ausgangsrechnungen für die Buchführung und Bilanz?

Warum sind Ausgangsrechnungen für die Buchführung so wichtig?

Ausgangsrechnungen haben mehrere zentrale Funktionen im Rechnungswesen:

1. Umsatzerfassung: Sie dokumentieren die Erlöse eines Unternehmens und sind damit Grundlage für die Erfolgsrechnung.

2. Forderungsmanagement: Mit der Ausgangsrechnung entsteht eine Forderung gegenüber dem Kunden, die in der Buchhaltung erfasst werden muss.

3. Umsatzsteuerabführung: Die in Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer muss an das Finanzamt abgeführt werden.

4. Belegfunktion: Als Beleg dient die Ausgangsrechnung der Dokumentation des Geschäftsvorfalls und ist wichtig für die Prüfung durch das Finanzamt.

Wie wirken sich Ausgangsrechnungen auf die Bilanz aus?

In der Bilanz schlagen sich Ausgangsrechnungen folgendermaßen nieder:

• In der Aktivseite erscheinen die noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen als "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen"
• In der Passivseite wirken sich die Umsatzerlöse indirekt über das Jahresergebnis auf das Eigenkapital aus
• Die ausgewiesene Umsatzsteuer wird als "Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt" auf der Passivseite verbucht

Wie sehen typische Buchungssätze für Ausgangsrechnungen aus?

Welchen Grundsatz musst du bei der Verbuchung beachten?

Bei der Verbuchung von Ausgangsrechnungen gilt grundsätzlich der Zusammenhang:

Forderungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer

Dieser Grundsatz folgt dem Prinzip der doppelten Buchführung: Auf der einen Seite entsteht eine Forderung (Aktivkonto), auf der anderen Seite werden Umsatzerlöse (Ertragskonto) erzielt und Umsatzsteuern (Passivkonto) geschuldet.

Wie sieht ein einfacher Buchungssatz mit Umsatzsteuer aus?

Nehmen wir an, ein Unternehmen verkauft Waren im Wert von 1.000 € zzgl. 19% Umsatzsteuer (190 €). Der Gesamtbetrag der Rechnung beträgt also 1.190 €.

Der Buchungssatz lautet:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (1190 €) an
    Umsatzerlöse (1000 €)
    Umsatzsteuer (190 €)

In der T-Konto-Darstellung:

Welche Besonderheiten gibt es bei unterschiedlichen Steuersätzen?

In Deutschland existieren verschiedene Umsatzsteuersätze. Neben dem Regelsteuersatz von 19% gibt es den ermäßigten Steuersatz von 7% für bestimmte Waren und Dienstleistungen wie Lebensmittel oder Bücher.

Wenn ein Unternehmen Waren mit unterschiedlichen Steuersätzen verkauft, muss dies im Buchungssatz berücksichtigt werden:

Forderungen aus L+L (1.177 €) an
    Umsatzerlöse 19% (900 €)
    Umsatzerlöse 7% (200 €)
    Umsatzsteuer 19% (171 €)
    Umsatzsteuer 7% (14 €)

In der Praxis werden oft verschiedene Erlöskonten nach Steuersätzen oder Produktkategorien geführt, um eine bessere Übersicht zu erhalten.

Wie unterscheiden sich Buchungen mit Debitorenkonten und Sammelkonten?

Was ist der Unterschied zwischen Einzelbuchung und Sammelbuchung?

Bei der Verbuchung von Ausgangsrechnungen gibt es grundsätzlich zwei Ansätze:

1. Einzelbuchung mit Debitorenkonten: Jeder Kunde erhält ein eigenes Konto (Debitorenkonto)
2. Sammelbuchung über ein Sammelkonto: Alle Forderungen werden zunächst auf einem Sammelkonto erfasst

Wie funktioniert die Buchung mit Debitorenkonten?

Bei der Verwendung von Debitorenkonten wird für jeden Kunden ein separates Konto geführt. Der Buchungssatz für unsere Beispielrechnung würde dann lauten:

Debitor Kunde XYZ (1.190 €) an
    Umsatzerlöse (1.000 €)
    Umsatzsteuer (190 €)

Der Vorteil dieses Verfahrens liegt in der detaillierten Übersicht über die Forderungen pro Kunde. So kann das Unternehmen jederzeit erkennen, welcher Kunde welche Beträge schuldet. Besonders für das Mahnwesen ist dies hilfreich.

Wie funktioniert die Buchung mit Sammelkonten?

Bei der Sammelbuchung werden alle Forderungen zunächst auf einem Sammelkonto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" erfasst:

Forderungen aus L+L (1.190 €) an
    Umsatzerlöse (1.000 €)
    Umsatzsteuer (190 €)

Die Zuordnung zu einzelnen Kunden erfolgt dann in einem separaten Debitorenbuch oder einer Debitorenliste, die als Nebenbuchhaltung geführt wird.

Wie kann ich Buchungssätze für Ausgangsrechnungen üben?

Welche praktischen Übungen helfen beim Lernen?

Übung 1: Grundlegende Ausgangsrechnung

Die Firma Schulze GmbH verkauft Computer-Zubehör im Wert von 500 € zzgl. 19% USt. an die Müller KG. Erstelle den Buchungssatz.

Übung 2: Ausgangsrechnung mit verschiedenen Steuersätzen

Die Buchhandlung Lesewelt verkauft Bücher (250 €, 7% USt.) und Schreibwaren (150 €, 19% USt.) an einen Kunden. Erstelle den Buchungssatz.

Übung 3: Ausgangsrechnung mit Skonto

Die Technik AG verkauft Elektronikgeräte im Wert von 2.000 € zzgl. 19% USt. an die Meyer GmbH. Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen wird 2% Skonto gewährt. Erstelle den Buchungssatz für die Rechnungsstellung.

Was sind die Lösungen zu den Übungen?

Lösung zu Übung 1:

Forderungen an L+L (595 €) an
    Umsatzerlöse (500 €)
    Umsatzsteuer (95 €)

Lösung zu Übung 2:

Forderungen aus L+L (446,50 €) an
    Umsatzerlöse 7% (250 €)
    Umsatzerlöse 19% (150 €)
    Umsatzsteuer 7% (17,50 €)
    Umsatzsteuer 19% (28,50 €)

Lösung zu Übung 3:

Forderungen aus L+L (2.380 €) an
    Umsatzerlöse (2.000 €)
    Umsatzsteuer (380 €)

Hinweis: Das angebotene Skonto wird erst bei der Zahlungsbuchung berücksichtigt.

Welche Kontenarten sind für Ausgangsrechnungen wichtig?

Welche Konten kommen bei Ausgangsrechnungen zum Einsatz?

Bei der Verbuchung von Ausgangsrechnungen werden typischerweise folgende Kontenarten verwendet:

1. Bestandskonten:

   • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Aktivkonto)
   • Debitorenkonten (Aktivkonten)

2. Erfolgskonten:

   • Umsatzerlöse (Ertragskonto)
   • Evtl. verschiedene Erlöskonten nach Waren- oder Dienstleistungsgruppen

3. Steuerkonten:

   • Umsatzsteuer (Passivkonto)
   • Evtl. getrennte Konten für verschiedene Steuersätze

Wie sind diese Konten im Kontenplan organisiert?

In einem typischen Kontenplan nach dem Industriekontenrahmen (IKR) finden sich diese Konten in folgenden Kontenklassen:

Im Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, der in vielen deutschen Unternehmen verwendet wird, können die Kontonummern leicht abweichen. Die grundsätzliche Struktur bleibt jedoch ähnlich. Mehr Informationen zu Kontenrahmen findest du auf der Website des DATEV-Verlags.

Was passiert bei Zahlungseingang einer Ausgangsrechnung?

Wenn ein Kunde eine Rechnung bezahlt, muss die offene Forderung ausgebucht werden. Der typische Buchungssatz lautet:

Bank (1.190 €) an
    Forderungen aus L+L / Debitor XYZ (1.190 €)

Bei Skonto-Abzug:

Bank (1.166,20 €)
Erlösschmälerungen (20 €)
Umsatzsteuer (3,80 €) an
    Forderungen aus L+L (1.190 €)

Zusammenfassung: Die wichtigsten Tipps für Studium und Praxis

Die Verbuchung von Ausgangsrechnungen ist ein fundamentaler Bestandteil des Rechnungswesens. Hier sind die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst:

1. Grundprinzip: Forderungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer
2. Umsatzsteuer beachten: Korrekte Steuersätze anwenden und separat ausweisen
3. Kontenstruktur kennen: Forderungskonten, Erlöskonten und Steuerkonten richtig verwenden
4. Debitorenbuchhaltung: Zwischen Sammelkonten und Einzelkonten unterscheiden können
5. Komplette Buchungskette verstehen: Von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang

Für das Studium ist es besonders wichtig, die Zusammenhänge zu verstehen und nicht nur Buchungssätze auswendig zu lernen. In der Praxis werden die meisten Buchungen heute durch Software unterstützt, aber das grundlegende Verständnis ist unerlässlich, um die wirtschaftlichen Vorgänge richtig zu erfassen und zu interpretieren.

Um dein Wissen zu vertiefen, empfehle ich regelmäßige Übungen mit verschiedenen Szenarien und den Austausch mit Kommilitonen über Lösungsansätze. Viele Hochschulen bieten auch Tutorien an, in denen praktische Fälle durchgerechnet werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wo liegt der Unterschied zwischen Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung?

Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, die du als Unternehmen an deine Kunden stellst (sie geht von dir aus). Eine Eingangsrechnung hingegen erhältst du von deinen Lieferanten (sie geht bei dir ein). Bei der Ausgangsrechnung verbuchst du Forderungen und Umsatzerlöse, bei der Eingangsrechnung hingegen Aufwendungen und Verbindlichkeiten.

Muss ich bei einer Ausgangsrechnung immer die Umsatzsteuer ausweisen?

Grundsätzlich ja, wenn du ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer bist. Es gibt jedoch Ausnahmen:

• Bei Kleinunternehmern (§19 UStG)
• Bei bestimmten steuerfreien Umsätzen (§4 UStG)
• Bei Reverse-Charge-Verfahren im EU-Ausland
• Bei Ausfuhrlieferungen in Drittländer

Was passiert, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt?

Wenn ein Kunde trotz Mahnungen nicht zahlt, muss die Forderung eventuell als uneinbringlich ausgebucht werden. Der Buchungssatz lautet dann:

Forderungsverluste (1.000 €)
Umsatzsteuer (190 €) an
    Forderungen aus L+L (1.190 €)

Die Umsatzsteuer kann unter bestimmten Voraussetzungen vom Finanzamt zurückgefordert werden.

Wie buche ich eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung wird mit den gleichen Konten, aber mit umgekehrten Vorzeichen gebucht:

Umsatzerlöse (1.000 €)
Umsatzsteuer (190 €) an
    Forderungen aus L+L (1.190 €)

Alternativ kann auch eine Gutschrift erteilt werden, die ähnlich gebucht wird.

Welche Software kann ich für die Buchhaltung von Ausgangsrechnungen nutzen?

Es gibt zahlreiche Buchhaltungsprogramme, die die Verbuchung von Ausgangsrechnungen unterstützen, darunter:

• DATEV
• Lexware
• Sage
• Sevdesk

Für Studierende gibt es oft kostenlose oder vergünstigte Versionen zu Lernzwecken.